Ассоциация оздоровительного туризма и корпоративного здоровья
Ассоциация оздоровительного туризма и корпоративного здоровья
Вступить в ассоциациюАОТ
{{ user.name }}, ВЫЙТИ
ВОЙТИ
14.10.2021

Успешный кейс. Внедрение онлайн-регистрации в отеле

С радостью представляем кейс нашего партнера Hospitality&Retail Systems (HRS) – международной компании, занимающей лидирующие позиции в сфере IT-решений для индустрии HoReCa и розничной торговли. Более 30 лет компания HRS предлагает инновационные решения для управления гостиницами, ресторанами, розничными сетями, стадионами, spa и фитнес-клубами.

ЗАДАЧА ПРОЕКТА: Сведение к минимуму очереди на ресепшн путем внедрения онлайн-регистрации в соответствии с современными требованиями индустрии на примере отеля «Яхонты Ногинск»
 
Загородный отель «Яхонты Ногинск», в первую очередь, ориентирован на семейный отдых и туры выходного дня. Одновременно объект может принять до 1250 гостей для размещения в 5-ти корпусах и коттеджах. Каждые выходные отель сталкивался с большими живыми очередями на стойке регистрации в пиковые часы check-in и выезда индивидуальных гостей, а также при больших групповых заездах корпоративных клиентов (до 100 человек одновременно). Руководство отеля поставило перед специалистами HRS две задачи: повысить меры безопасности и сделать заселение более комфортным для гостей.

Анна Бурзаковская, исполнительный директор сети Яхонты: «Яхонты Ногинск – самый крупный отель в сети. За один заезд он принимает около 1000 гостей, большая часть из которых приезжает к 17.00. Длинные очереди влияли на настроение гостей, что привело к снижению наших рейтингов в системах бронирования. Для решения этого вопроса мы оборудовали дополнительную стойку регистрации и привлекли новых сотрудников. Такой выход из ситуации позволил немного ускорить процесс, но на каждого гостя по-прежнему требовалось от 5 до 7 минут. Поэтому мы сделали ставку на технологии, которые должны были максимально сократить время регистрации гостей».

Отель «Яхонты Ногинск» выбрал онлайн-регистрацию как наиболее эффективный и оперативный способ регистрации гостей. Данное решение реализовано компанией Hoteza, при условии интеграции с PMS системами Oracle Hospitality и модулем HRS Passport Manager.

Алексей Головин, проектный менеджер Hoteza: «Было принято решение внедрить систему Hoteza Check-in Lite. Суть такой интеграции состоит в том, что за трое суток до заезда гостю автоматически отправляется email с предложением пройти online регистрацию. По ссылке в письме будущий гость переходит на электронную форму, где он может ознакомиться с правилами проживания, ввести свои паспортные и контактные данные, а также приложить скан паспорта. После этого все данные отправляются в службу размещения отеля».

Артем Шабалин, бизнес-аналитик HRS по гостиничным системам: «На базе IFC Gate мы создали интерфейс, позволяющий отправлять информацию о бронированиях, желающих пройти процедуру ускоренного поселения, в систему Hoteza Check-in и принимающий сканы документов в HRS Passport Manager для дальнейшего распознавания и обработки». 

Забронировавшему номер в системе Oracle Hospitality Suite8 гостю приходит ссылка на форму в системе Hoteza Check-In. При этом, если по каким-либо причинам ссылка не была получена, можно принудительно отправить ее повторно с формы бронирования Suite8. После регистрации гостя сотрудник отдела бронирования получает на почту информацию о получении документов с указанием номера бронирования. Правильность приложенных документов можно проверить в администраторской части системы Hoteza, после чего необходимо подтвердить отправку документов в HRS Passport Manager. Теперь еще до заезда гостя администраторы могут детально заполнить регистрационную информацию в Suite8, а потому работа на стойке сводится только к подтверждению личности, получению подписи и оплаты (в некоторых случаях) и получению ключа. Это сокращает время взаимодействия с гостем в два раза - до 2-3 минут.

Анна Бурзаковская, исполнительный директор сети Яхонты: «Значительно сократилось время регистрации, очереди практически отсутствуют. Гости это сразу заметили и отблагодарили нас: отелю удалось вырасти в рейтингах на несколько пунктов». 

Уже в первый месяц работы системы статистика продемонстрировала устойчивый интерес к услуге - более 35% гостей воспользовались процедурой предварительной регистрации, заполнили форму онлайн и приложили скан документа. Это позволило значительно сократить время обслуживания одного гостя, снизить очереди на ресепшен в пиковые часы, а также повысить лояльность гостей. При дополнительном продвижении, своевременном информировании о существовании такого способа регистрации и общей популяризации технологии, доля заездов, оформленных онлайн, легко превысит порог в 50%.

Анна Бурзаковская, исполнительный директор сети Яхонты: «Главное подтверждение хорошего результата – это отзывы и оценки наших гостей, а они прекрасные».

Марина Дергачева, директор по продажам компании HRS в регионе Восточная Европа и Центральная Азия: «Мы всегда стремимся пробовать что-то новое, чтобы повышать качество сервиса, который получают гости наших клиентов. И очень рады, что Яхонты доверили нашим системам заботу о своих гостях. Системы HRS не только проверены временем, но и позволяют внедрять современные решения, которые значительно упрощают работу отелей. Благодарим также наших партнеров из Hoteza, с которыми, надеюсь, мы реализуем еще не один такой проект».
 

Возврат к списку