Согласно опросу SAP Qualtrics, почти 90% сотрудников рассматривают возможность всегда работать удаленно или использовать гибридный подход. А это значит, что и организовывать свой рабочий график теперь придется по-другому. Поскольку живое общение и нахождение в коллективе может быть минимальным, сотрудникам необходимо пересмотреть взгляды на ведение собственного календаря, ввести несколько новых правил для почтовой переписки и начать грамотно управлять своими активностями. Это поможет сохранить здоровые отношения в коллективе, комфортные условия работы, не выгореть и остаться вовлеченным в деятельность и ценности компании.
Перед тем как наметить для себя и своей команды нововведения, стоит задуматься, что эта инициатива должна исходить из эмпатии к сотрудникам и желания сохранить не только свой, но и психологический комфорт всего коллектива. Поэтому здесь будет эффективнее принять новые правила всей компанией, а не отдельными сотрудниками.
Почта 2.0
Наверное, все бывали в ситуации, когда поздно вечером приходит письмо от начальника или коллеги с какой-то задачей. И вроде она не столь важная, ее можно отложить. Но мысль «а что он работает? А я-то нет. Надо срочно тоже начать работать!» закрадывается в голову и не дает покоя. Кто-то может перебороть себя и, следуя известной фразе Скарлет О’Хара, подумать об этом завтра. А кто-то нет. В любом случае, когда вы вдруг решите написать письмо в нерабочее время или выходной, подумайте, как бы вы сами отреагировали на такое действие? Поэтому старайтесь не писать письма после окончания рабочего дня, либо ставьте отдельные пометки, что это не срочно. Часто такие действия приводят к недоумению со стороны коллег, которые придерживаются рабочего графика и ведут переписку только в случае необходимости.
Если вы сами не можете не реагировать на подобные письма, выключайте уведомления. В любом случае важное письмо всегда сопровождается звонком или смс. Вы точно не пропустите мгновенную задачу, а вот психологическое спокойствие и равновесие сохраните.
Согласно исследованию Гарвардской школы бизнеса, сотрудники стали работать из дома на 48 минут больше, чем в офисе. Причина – в электронной почте: количество писем сотрудников на удаленке возросло на 8%. Соответственно больше задач, совещаний, увеличивается продолжительность встреч. Всегда старайтесь сдерживать себя в написании кратких, несильно важных писем и помните, что индивидуальный подход к графику и распределению рабочего времени коллег обязательно будет ими отмечен.
Календарь здорового сотрудника
Увеличение задач и разбивание их на части, смещение начала рабочего дня и большое количество звонков привело к тому, что сотрудники смотрят на свой календарь и не могут запланировать даже обед. Что уж говорить про технические перерывы в течение дня. Чтобы таких ситуаций не происходило, при организации встреч и работе со своим календарем, нам необходимо начать применять новые правила:
· Последняя встреча в календаре должна быть непозднее 17.30. Это спасет вас о перегруженности в конце рабочего дня.
· Все встречи необходимо заканчивать раньше установленного времени, блок при этом остается прежним. Звонки длительностью 30 минут сокращаются до 25 минут, один час уменьшаем до 45 минут, 1,5 часа – до 1.15, 2 часа – 1.30 и т.д. Если же ваша встреча длится более двух часов, необходимо включить в нее технический 15-минутный перерыв в конце каждого часа. Таким образом вы получите лишних 5-10 минут на небольшой отдых или выполнение важной задачи.
· Не забывайте при отправке всегда давать описание встречи и зачем она организуется, что вы хотите обсудить, давайте четкие инструкции, формируйте цели, ставьте реалистичный дедлайн по каждой задаче. Ведь приглашения без каких-либо вводных можно отклонить или наоборот принять и не понимать степень вовлеченности в задачу. Многие начинают теряться, потому что не видят необходимость своей подготовки к этому событию, либо его значимость. И не заставляйте коллег начинать самостоятельно собирать информацию, идти за ответами к другим или догадываться, что от них нужно. Цените свое и их время, ведь оно может быть потрачено впустую.
· Если в команде есть сотрудники с гибким расписанием, стоит заранее оговорить все ограничения, например, не назначать вечером звонки на следующее утро или организовывать встречи только во второй половине дня.
· Ставьте собственные блоки в календарь, чтобы у вас всегда было время на выполнение важных задач.
Внутри SAP мы справились с этой задачей техническим путем. Протестировав на отдельной группе сотрудников уменьшение времени встреч на 5-10 минут, мы постепенно вводим настройки в корпоративное ПО во всех офисах компании.
Контроль активностей
Если вы руководитель, не стоит показывать излишний контроль персонала и в любую свободную минуту звонить или просить прислать план-графики выполненных работ. Лучше установить общие правила отчетности в команде, а с некоторыми сотрудниками даже индивидуальные, и их придерживаться. Проговорите один на один со своими коллегами, как вы можете помочь в выстраивании личного удобного графика и сохранении результативности. Проведите анализ всего рабочего дня, на какие задачи уходит больше времени, на какие – меньше. Постарайтесь сократить количество лишних онлайн-активностей, особенно обучающих, которые не так обязательны.
Некоторые компании сейчас обсуждают создание дня без встреч. У каждого он может быть свой, и обязательно должен быть отмечен особым цветом. Это дает информацию всем коллегам, что сотрудник занимается своими накопившимися рабочими делами и не доступен для всеобщих обсуждений. Таким образом можно сделать передышку в получении новых задач и максимально разобраться с текущими вопросами.
Ведите разнообразный образ жизни даже в онлайне, удаленная работа уже всем доказала, что можно заниматься спортом, готовкой и кулинарией, слушать лекции, посещать театральные постановки. И не забывайте, что в отпуске и по выходным надо отдыхать и эмоционально разгружаться.
Вера Соломатина, директор по персоналу SAP CIS
